Susanne Kowalski
Die Arbeitsumgebung von Office-Produkten ist auf eine Vielzahl von Anwendern ausgelegt. Einige der in den Menüs zur Verfügung stehenden Symbole beziehungsweise Befehle benötigt man möglicherweise nie, dafür sind andere für die tägliche Arbeit relevant. Insbesondere Microsoft und Libre bieten in ihren Applikationen zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für individuelles Arbeiten – auch über Menüs und Leisten hinaus. So kann man unter anderem Schriftarten dauerhaft individuell ändern, optische Anpassungen durchführen, Sprachen sowie Zeitzonen einstellen und Sicherheitseinstellung bedarfsgerecht regulieren. Auch in den Anwendungsprogrammen gibt es nützliche Funktionen. Tabellenkalkulationen unterstützen zum Beispiel eigene Zahlenformate und benutzerdefinierte Listen. Die damit verbundenen Einstellungen sind meistens unkompliziert und einfach umzusetzen.
1 Persönliche Infos: Benutzername und Initialen erfassen
Benutzername und Initialen geben Sie in Microsoft-Anwendungen unter Extras/Optionen/Allgemein in der Gruppe Microsoft Office-Kopie personalisieren an. Die Eingaben werden applikationsübergreifend übernommen. Das trifft auch auf Libre Office (Extras/Optionen) zu. Namen und weitere Informationen zu Ihrer Person erfassen Sie in GoogleDocs im Benutzerkonto.
2 In Microsoft Office Menüband und Schnellzugriff-Leiste optimieren
Über Datei/Optionen/Menüband anpassen lässt sich das Menüband erweitern (siehe Checkliste S. 43) und reduzieren. Um ein vorhandenes Register um einen Befehl zu erweitern, richten Sie im folgenden Fenster über die Schaltfläche Neue Gruppe unter Hauptregisterkarten für das gewünschte Register zunächst einen Bereich für zusätzliche Symbole ein. Idealerweise geben Sie der Gruppe gleich einen zweckmäßigen Namen (Schaltfläche Umbenennen). Dann markieren Sie in der linken Fensterhälfte unter Befehle auswählen den gewünschten Befehl und klicken auf Hinzufügen. Umgekehrt: Um Befehle loszuwerden, markieren Sie diese unter Hauptregisterkarten und klicken auf Entfernen. Tipp: Es ist möglich, Anpassungsdateien zu importieren, damit Programme zum Beispiel in Unternehmen oder Organisationen auf allen Computern einheitlich sind (Importieren/Anpassungsdatei importieren aus). Damit verschwinden jedoch alle vorhandenen individuellen Einstellungen. Darum sollten Sie den aktuellen Stand vor dem Import sichern (Expor-
tieren/Anpassungsdatei exportieren). Sie erhalten eine Datei vom Typ Exportierte Office Benutzeroberflächendatei. Das Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff unter Datei/Optionen funktioniert
