Happy Birthday, PDF – das von Adobe entwickelte universelle Dateiformat wird 30. Ob Handbücher, Bewerbungsunterlagen oder Druckvorlagen: Fast jeder arbeitet mit PDFs, doch nur wenige nutzen das volle Potenzial des Portable Document Format. Grund genug, mit Missverständnissen aufzuräumen. ❯ von Michael Rupp
In drei Jahrzehnten hat sich PDF vom ungeliebten Exoten unter den Dateiformaten zu Everybody‘s Darling entwickelt. Adobes PDF-Standard gehört zu den technologischen Gamechangern in der Office-, Print-, Web- und Cloud-Welt, ohne den heute vieles nicht so funktionieren würde, wie wir es kennen. 400 Milliarden PDF-Dateien wurden allein im vergangenen Jahr in Adobe-Produkten geöffnet – das zumindest verkündet Adobe zum 30. Geburtstag des Dateiformats. Doch was genau kann PDF heute wirklich? Und geht es nicht auch ohne überladene Adobe-Software? Antworten auf diese und andere Fragen rund um das Portable Document Format finden Sie hier.
John Warnock, Mitbegründer von Adobe, und sein Team wollten Anfang der Neunzigerjahre digitales Papier entwickeln. Ziel des Projekts Camelot war es, Dokumente endlich so zu drucken, wie sie erstellt wurden – über die Grenzen von Geräten, Betriebssystemen und Programmen hinweg.
Muss es überhaupt PDF sein?
Wer heute Dokumente komfortabel digital verteilen, versenden, ausgeben oder archivieren möchte, kommt an PDF nicht mehr vorbei. Wenn Sie Ihr Dokument als PDF weitergeben, können Sie sicher sein, dass der Empfänger es genau so sieht, wie Sie es erstellt haben. Versenden Sie Ihre Datei hingegen im Originalformat, zum Beispiel als Excel-Tabelle oder Word-Formular, muss der Empfänger die entsprechende oder zumindest kompatible Software installiert haben. Das kann auf Smartphones, Tablets und Smartwatches ein Ausschlusskriterium sein. PDF-Dateien sind deshalb so praktisch, weil sie Texte, Bilder, Tabellen und andere Elemente in einer einzigen Datei kombinieren können. Die entstehenden PDF-Dateien sind schlank und oft kleiner als die Originaldokumente. Dazu kommt: Druckereien akzeptieren ausschließlich PDF-Druckvorlagen.
Geräte- und systemübergreifende Alternativen zum Adobe-Format mit vergleichbarer Zugänglichkeit gibt es ohnehin nicht: HTML als moderner Standard in der Onlinewelt ist im Office- und Printbereich verpönt, der E-Book-Standard EPUB (Electronic Publication) ist nicht vorlagengetreu, und ODF-Dateien (Open Document Format) sind wie Microsoft-Office-Dokumente nicht eindeutig visuell reproduzierbar.
Wo PDF zur Falle wird
Ein PDF zu erstellen ist keine große Sache mehr: Office-Apps bieten PDF als Zielformat beim Speichern oder Export
