Susanne Kowalski
Microsoft 365 punktet nicht nur in Sachen Funktionsvielfalt und einheitlicher Bedienung, sondern auch im Zusammenspiel der Anwendungen untereinander bzw. einem in alle Richtungen funktionierenden Datenaustausch. Die Teamarbeit der Applikationen gelingt, unabhängig davon, ob bereits Daten vorhanden sind oder noch erfasst werden müssen.
TIPP 1 Zusammenarbeit und Datenaustausch: Der Teufel steckt im Detail
Copy-and-Paste (Kopieren: [Strg] + [C] und Einfügen: [Strg] + [V]) ist die einfachste Form des Datenaustausches und dürfte den meisten Anwendenden bekannt sein. Microsoft 365 hat jedoch deutlich mehr zu bieten. Entscheidend für die Zusammenarbeit ist erst einmal, ob die Daten bereits vorliegen (Tipp 2 bis 5) oder erst erstellt werden müssen (Tipp 7 und 10). Müssen z. B. Daten in einem Word-Dokument noch erfasst werden, etwa eine Umsatzaufstellung, gibt es die Möglichkeit, in der Textverarbeitung die Arbeitsumgebung von Excel zur Verfügung zu stellen (Tipp 7). Bei vorhandenen Daten gibt es verschiedene Alternativen, auf Informationen anderer Anwendungsprogramme zuzugreifen, diese einzubetten, zu verknüpfen – vgl. Info-Kasten – beziehungsweise diese über ein Symbol zur Verfügung zu stellen (Tipp 12). Wenn Sie die Funktionen zur Zusammenarbeit noch nie eingesetzt haben, erscheinen diese auf den ersten Blick sehr unübersichtlich, zumal es für einige Lösungen alternative Vorgehensweisen gibt. Am schnellsten erschließen sich einem die Feinheiten und deren Auswirkungen, wenn man die verschiedenen Schritte mithilfe von Testdateien durchspielt.
TIPP 2 Vorhandene Excel-Daten für Word oder PowerPoint bereitstellen
Die wohl am häufigsten eingesetzte Kooperation der Applikationen: Excel-Tabellen oder Diagramme werden in Schriftsätzen oder Präsentationen verwendet. Reicht Copy-and-Paste nicht aus, um die Informationen auf einer PowerPoint-Folie zu zeigen oder in ein Word-Dokument zu holen, gehen Sie über Einfügen/Objekt/Aus Datei erstellen/Durchsuchen. Wählen Sie die gewünschte Arbeitsmappe aus und klicken Sie auf Einfügen. Sie haben die Möglichkeit, die Tabelle bzw. das Diagramm einzubetten – Sie müssen hierfür nichts explizit auswählen – oder durch Abhaken des Kontrollkästchens Verknüpfen eine Verbindung zur Ursprungsdatei herzustellen (vgl. Info-Kasten S. 41). Wenn Sie später feststellen, dass Sie eine Änderung an dem Excel-Objekt durchführen wollen, klicken Sie doppelt auf die Tabelle. Beim Einbetten erhalten Sie die Arbeitsumgebung von Excel, beim Verknüpfen wird die Excel-Datei aufgerufen. Achtung: Wenn Sie über einen Doppelkl
