Walter Saumweber
Die Arbeit in Excel bedeutet immer auch Arbeit mit Daten. In der Regel sollen die Daten in irgendeiner Form ausgewertet werden. Aber was ist, wenn sich die zu vergleichenden Daten an verschiedenen Stellen befinden? In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, dass Sie die Daten unter Excel nicht selbst manuell zusammenzutragen müssen.
1 Daten aus verschiedenen Arbeitsblättern „konsolidieren“
Die in Excel integrierte Konsolidieren-Funktion kann Sie dabei unterstützen – ja, nicht nur unterstützen, sie erledigt das sogar für Sie. Es sind zwar einige Handgriffe notwendig, aber unterm Strich ist diese Funktion einfach zu handhaben. Konsolidieren von Daten bedeutet in der Excel-Praxis, Daten aus verschiedenen Arbeitsblättern in einem gesonderten Arbeitsblatt, dem Masterarbeitsblatt, zusammenzufassen. Dabei müssen sich die Arbeitsblätter nicht notwendigerweise in der gleichen Arbeitsmappe wie das Masterarbeitsblatt befinden, sondern Sie können ohne Weiteres Arbeitsblätter aus verschiedenen Arbeitsmappen berücksichtigen.
2 Das müssen Sie beachten, bevor Sie die Daten zusammenführen
Voraussetzung ist, dass die Daten im Listenformat vorliegen, die Datenbereiche müssen jedoch nicht unbedingt als Tabelle formatiert sein. Leere Zeilen oder leere Spalten dürfen sich allerdings nicht darin befinden. Idealerweise enthält die erste Zeile Spaltenüberschriften, die Struktur und die Art der Daten stimmen überein, und das Layout der Datenbereiche ist ebenfalls einheitlich.
Lassen Sie uns das anhand eines konkreten Beispiels demonstrieren, das zur besseren Übersicht bewusst minimalistisch gehalten ist.
3 Unser Ausgangsbeispiel für diesen Workshop kurz vorgestellt
Wir gehen von zwei kleinen Datenbereichen aus, die konsolidiert werden sollen. Sie sollen die Verkaufszahlen von drei Produkten aus den Monaten Januar bis März in zwei verschiedenen Niederlassungen einer Firma wiedergeben. Der erste zu konsolidierende Datenbereich steht in der ersten Tabelle der Arbeitsmappe Demo1, in der wir auch das Masterarbeitsblatt anlegen werden. Der zweite Datenbereich soll sich in der anderen Arbeitsmappe namens Demo2 befinden, in unserem Beispiel in der zweiten Tabelle. Die Abbildung unten links zeigt die zwei Datenbereiche untereinander. In der Praxis können Sie so viele Bereiche zusammenführen, wie Sie wollen, und die Tabellen beziehungsweise Datenbereiche können weitaus komplexer sein, ohne dass sich an der Vorgehensweise etwas ändert. Beachten Sie, dass alle beteiligten Arbeitsmappen geöffnet sein müssen. Um
