Die Funktionen aus dem Microsoft-Word-Menü Referenzen bieten einiges an Komfort. Zudem tragen sie zu einem besseren Verständnis von umfangreichen Texten wie Verträgen oder Geschäftsberichten bei. Auch Writer aus dem LibreOffice und Google Docs haben zum Teil entsprechende Funktionen an Bord.
1 Komfortabel: die automatische Beschriftung von Elementen
Sie zweifeln den Vorteil von Beschriftungen an? Zugegeben, wenn Sie zum Beipiel nur ein bis zwei Tabellen haben, hält sich der Nutzen in Grenzen. Sollte das Dokument jedoch zahlreiche zu beschriftende Elemente wie Formeln und/oder Abbildungen enthalten und Sie außerdem Verzeichnisse benötigen, ist die Funktion sehr zu empfehlen. Über Referenzen/Beschriftung einfügen gelangen Sie in Word in das gleichnamige Fenster, aus dem Sie unter anderem Bezeichnung, zum Beipiel Tabelle, und Position (über oder unter dem Element) auswählen. Nach einem Klick auf Neue Bezeichnung können Sie Einfluss auf den Beschriftungstext nehmen, zum Beipiel „Tab.“ statt „Tabelle“. Da Word viele Elemente, beispielsweise Tabellen erkennt, gelingt die Beschriftung in vielen Fällen automatisiert. Die Schaltfläche AutoBeschriftung führt zum gleichnamigen Dialog. Dort haken Sie alle Elemente ab, die Word automatisch beschriften und nummerieren soll. Achtung: Wählen Sie für Beschriftungen eine geeignete Formatvorlage, da zum Beipiel Tabulatoren die Basis für das Layout von Verzeichnissen sind (Tipp 2). In Writer beschriften Sie Elemente mit dem Befehl Beschriftung einfügen aus dem Kontextmenü. Über die Schaltfläche Automatisch erreichen Sie wie in Word, dass Beschriftungen ohne Ihr Zutun eingefügt werden. In Google Docs muss man zu einer „Krücke“ greifen: Beschriftungen verfassen Sie hier über Einfügen/ Zeichnung in Kombination mit einem Textfeld.
2 So müssen Sie nie wieder Verzeichnisse manuell erfassen
Sie benötigen eine Übersicht aller im Word Dokument vorhandenen Tabellen oder Abbildungen? Verzeichnisse fügen Sie in Word an der Cursorposition mit der Befehlsfolge Referenzen/Abbildungsverzeichnis einfügen (Achtung: irreführende Bezeichnung!) ein. Selbstverständlich lassen sich im folgenden Dialog auch Listen für andere Elemente generieren, beispielsweise für Tabellen. Einstellungsmöglichkeiten wie Seitenzahlen anzeigen oder Füllzeichen sind überwiegend selbsterklärend. Der Klick auf die Schaltfläche Optionen öffnet ein weiteres Fenster, in dem Sie
festlegen können, auf welcher Formatvorlage das Verzeichnis basieren soll. Idealerweise berücksichtigt sie zum Beipiel passende Einzüge. Am besten testen Sie die ausgewählte Formatvorlage nach drei bis vier Einträgen, um einen Eindruck vom Layout des Verzeichnisses
