Microsoft hat in Microsoft 365 viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Programme nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lassen – wir zeigen Ihnen diese praktischen Tipps und Tricks.
EXCEL ❯ Navigieren in einer recht unübersichtlichen Arbeitsmappe
Arbeitsmappen mit vielen Tabellen und Bereichen werden schnell unübersichtlich. Nach einiger Zeit weiß man gar nicht mehr, was alles darin steht. Auch wenn jemand Ihnen eine Arbeitsmappe zur weiteren Bearbeitung gibt, fällt der Überblick oft schwer. In diesen Fällen hilft der Navigationsbereich der Arbeitsmappe weiter.
Aktivieren Sie dazu das Registerblatt Ansicht. In der Gruppe Ansicht finden Sie das Symbol Navigation. Klicken Sie auf dieses Symbol, wird auf der rechten Fensterseite der gleichnamige Bereich eingeblendet. Darin sind Sie alle Tabellen, Bereiche und Diagramme übersichtlich dargestellt, und Sie können mit einem Klick auf den jeweiligen Eintrag direkt zu der entsprechenden Tabelle gelangen. Zusätzlich steht im oberen Bereich ein Suchfenster zur Verfügung. Darin finden Sie ganz gezielt die richtige Tabelle.
EXCEL ❯ Unnötige Duplikate in großen Tabellenbereichen löschen
Bei der Verwaltung umfangreicher Datenbestände in einer Excel-Tabelle entstehen häufig Duplikate. Diese doppelten und dreifachen Daten sind oft mit bloßem Auge nicht zu erkennen. Excel bietet zum Auffinden eine Funktion an, die jedoch mit Vorsicht zu genießen ist. Bei den meisten Löschaktionen fragt das Programm nach, ob Sie die Daten wirklich löschen wollen. Die Funktion Duplikate entfernen tut das jedoch nicht, die Daten sind dann erst einmal weg.
Um Duplikate in einem Tabellenbereich zu löschen, klicken Sie zunächst in den Datenbereich. Aktivieren Sie dann das Registerblatt Daten. In der Gruppe Datentools finden Sie das Symbol Duplikate entfernen. Ein Klick auf dieses Symbol öffnet das gleichnamige Fenster. Wenn die Daten Überschriften haben, werden diese als Spalten angezeigt. Mit der Auswahl der Kontrollkästchen legen Sie fest, welche Daten als Duplikate erkannt werden sollen. Das Betätigen der Schaltfläche OK blendet ein Hinweisfenster ein. Darin finden Sie die Information, wie viel doppelte Werte gefunden und entfernt wurden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK schließen Sie das Fenster wieder. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, machen Sie die Löschung der Daten rückgängig, indem Sie auf das RückgängigSymbol in der Schnellstartleiste klicken. Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination [Strg]+[Z]. Dann sind wieder alle Daten vorhanden, und Sie können bei Bedarf eine neue Auswahl treffen.
WORD ❯ Für die sichere Kontrolle:
